訪問介護記録・申し送り・未完了訪問の確認ガイド

初回は事業所・スタッフ・訪問予定の順に準備する

1. オーナーが事業所設定を確認し、「スタッフ管理」でスタッフ本人のメールアドレスへ招待します。本人がメールのリンクを開き、そのアドレスでログインして「招待を受諾する」を押します。
2. オーナーまたは管理者が利用者を登録し、必要なケア指示を「申し送り」に登録します。
3. 「訪問記録」で利用者・予定日時・担当スタッフを選んで予定を作成します。ヘルパーは担当の訪問を開き、予定時刻以降に実施記録を入力します。

現場では事実を短く記録する

実施したサービス、開始・終了時刻、必要なバイタル、観察した変化を記録します。 前回記録を使う場合も、所要時間やサービス種別など安全に再利用できる項目だけにし、 バイタル、状態、自由記述はその場で確認して入力します。

訪問詳細の「前回の完了記録」から、今回より前の訪問のサービス内容・所感・申し送りを参照できます。 ヘルパーには自分が担当した記録だけを表示します。「前回の記録・バイタルを開く」で元の詳細を確認できます。 前回の所感や測定値を今回へ自動で転記する機能ではありません。

ヘルパーは、ケア指示の確認 → 必要なバイタルを保存 → 実施内容・所感を入力して完了、の順に操作します。 「実施内容を保存して完了」は下書き保存ではありません。完了後の訂正・バイタル追記は管理者またはオーナーへ依頼してください。 通信に失敗したときは、下の「保存エラー時の確認」を参照してください。翌日になった未完了の訪問は管理者へ連絡してください。

保存エラー時の確認：入力を残してから再試行する

1. 訪問の新規登録・編集・状態変更・バイタル入力では、保存エラー後も入力を画面に残します。エラー内容を確認して修正し、もう一度保存してください。
2. 「保存結果を確認できませんでした」と表示された場合は、通信が途切れる前に保存されている可能性があります。「保存済みの記録を別タブで確認」から訪問記録やバイタルの履歴を確認してください。
3. 保存済みなら同じ内容を再送しません。未保存と確認できた場合だけチェックを入れて再試行します。判断できない場合は管理者へ確認してください。自動再送は行いません。

入力保持は同じ画面を開いている間だけです。ページ移動・再読み込み・タブを閉じた後の復元や、端末への下書き自動保存には対応していません。 保存中はそのフォームを編集できません。完了へ切り替える前に、必要なバイタルの保存を済ませてください。

事業所では未完了と訂正を確認する

ダッシュボードの「前日以前の未完了訪問」は、月をまたいでも予定のまま残っている訪問を古い順に表示します。 「未完了をすべて確認」で一覧を開き、利用者や自分の担当で絞り込めます。完了・中止・削除済みは含みません。 実施の有無を確認してから詳細を更新し、実施していない予定を完了にしないようにしてください。

毎日すべての文章を読み直すのではなく、未完了の訪問、必須項目の不足、 重要な申し送り、訂正された記録を優先します。記録を直す場合は、元の内容、 訂正理由、訂正した人、時刻を事業所所定の訂正台帳にも残してください。 現行版のKaigoNoteだけで監査証跡を完結させるものではありません。

アプリ内では管理者・オーナーが訂正理由を入力して変更し、訪問詳細の訂正履歴で変更前後・担当者・時刻を確認できます。 引継ぎ事項はケア指示として登録し、担当者の確認状況を点検します。未確認の有効なケア指示がある訪問は完了できません。 月末は未完了の訪問と訂正履歴を確認してから、レポートを出力してください。

役割ごとの操作範囲を確認する

• オーナー：スタッフの招待・権限変更・無効化、事業所設定、訪問と利用者の管理。
• 管理者：事業所内の利用者・訪問・ケア指示の管理、完了済み記録の理由付き訂正、レポート出力。
• ヘルパー：自分に割り当てられた訪問の閲覧・当日の実施記録。担当外の訪問は閲覧・変更できません。

ヘルパーが利用者カルテやケア指示を開けるのは、本日以降の未完了の担当訪問がある利用者だけです。 完了・中止・前日以前の予定だけではカルテの閲覧権限は残りません。本人の過去の訪問記録は引き続き閲覧できます。